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08.02.2016 | Vertriebstipp der Woche

Praxistipp Nr.301 | Hamster oder Macher? Erfolg braucht Planung und Kontrolle! (1/2)

Sie kennen mein Credo: Wer WILL, der MACHT! Und Machen bedeutet, Dinge in die Tat umzusetzen. Nicht lange Fackeln – zupacken! Denn die eigenen Vorhaben realisiert man nicht durch Grübeln, nicht durch Zaudern und erst recht nicht mit „Hilfe“ von Alibis, die einem weismachen wollen, man könne dies und das aufgrund des Umstands X, Y oder Z nicht tun.

Doch auch der größte Tatendrang muss in die richtigen Bahnen gelenkt werden. Man denke nur an den oft zitierten Hamster, der in seinem Rad tagein und tagaus schafft, macht und tut – und dabei keinen Zentimeter vorwärts kommt.

Viele Menschen empfinden ihren Büroalltag manchmal genauso. Man rackert und macht und tut – und weiß am Ende vom Tag gar nicht, was man eigentlich geleistet und vollbracht hat. Geht es Ihnen auch so? Schluss damit! Als Hamster gelangen Sie nirgendwo hin, als zielgerichteter MACHER gelangen Sie an Ihre Ziele. Da muss man doch gar nicht erst fragen, auf welcher Seite man stehen möchte.
Wir halten fest: Tatendrang braucht Koordination, sprich eine zielgerichtete und stimmige Planung und Kontrolle. Aber wie macht man das? Meine Empfehlungen – diese Woche zur Planung:

1. Planung immer (!) schriftlich
… und dafür gibt es handfeste Gründe:

  • In Ihrem Kopf ist alles in Bewegung – Papier und Stift halten Ihre Aufgaben fest. Nur so erfassen Sie das Volumen Ihrer Aufgaben wirklich.
  • Haben Sie die Aufgaben auf diese Weise festgelegt, so können Sie den Zeitaufwand viel besser einschätzen
  • Priorisierung: Schriftlich notierte Aufgaben können leichter nach deren Wichtigkeitsgrad kategorisiert werden – man bekommt also Struktur in die Aufgabenliste. Mit Hilfe dieser Struktur erledigt man fortan die wichtigen Aufgaben zuerst – die, die einen (im Gegensatz zum Hamster) weiterbringen.
  • Schriftlich ist verbindlich – Sie werden Aufgaben hierdurch zielgerichteter erledigen
  • Sie haben einen klaren Plan, also können Sie auch neue Aufgaben, die an Sie herangetragen werden, gegebenenfalls mit guten Gründen ablehnen.
  • Diese Struktur macht Ihre Arbeit besser – denn Sie geben sich hierdurch die notwendige Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
  • Sie erhalten zusätzliche Motivation, denn nichts ist schöner, als eine Aufgabe exzellent erledigt zu haben und sie sodann von der Liste zu streichen. Dieses Ritual macht einem bewusst, dass man einen Schritt weitergekommen ist.


2. Kategorisieren Sie!
Wie schon beschrieben: Niemand kann alle Aufgaben auf einmal erledigen. Und unser Tag hat nur 24 Stunden – ist so! Tipp: Kategorisieren Sie Ihre Wochenaufgaben nach A, B und C.

  • Kat. A: Dringende Aufgaben, die keinen Aufschub dulden. Dabei kann es sich auch um einen Teilschritt eines größeren Projektes handeln.
  • Kat. B: Wichtige Aufgaben, deren Erledigung aber ein größeres Zeitfenster hat. Häufig werden Aufgaben der Kat. B im Lauf der Zeit zu Kat. A.
  • Kat. C: „Füllmaterial“ – Aufgaben, deren Erledigung Sie und Ihre Unternehmungen nicht voran bringt, die aber dennoch irgendwann einmal gemacht werden müssen, z.B. freitags nach Erfüllung der Kat. A und B oder im Sommerloch, um die Weihnachtszeit etc.

Ein Hamster beschäftigt sich tagein, tagaus aus mit der Kat. C! Und Sie?


3. Machen Sie Ihre Tagesplanung bereits am Vorabend!
Das hat folgende Vorteile:

  • Abends können Sie besser abschalten, denn Sie haben Ihre Planungen für den kommenden Tag bereits schriftlich festgehalten und somit abgeschlossen.
  • Man beginnt den Tag motiviert. Der Tagesplan ist klar, jetzt kann man abarbeiten und mit jeder durchgestrichenen Aufgabe fühlt man sich besser.

4. Das gilt es bei der Planung zu vermeiden!
Planen ist gut und richtig. Aber es gibt die folgenden Fallstricke, die umgangen werden müssen:

  • Zeitaufwand realistisch einschätzen: Sie haben keine Superkräfte. Denken Sie daran und räumen Sie den jeweiligen Aufgaben ausreichend Platz ein. Nichts ist demotivierender, als der eigenen To-do-Liste hinterher zu hecheln, Aufgaben schieben zu müssen und „gefühlt“ eben nicht voran zu kommen.
  • Leistungsfähigkeit realistisch einschätzen. Sie haben keine Superkräfte – Teil 2! Sicher, man will allen beweisen, wie schnell man Aufgabe A oder B erledigen kann – aber alles hat seine Grenzen. Sie sind ein Mensch und Sie möchten Ihre Aufgaben qualitativ hochwertig erledigen. Das benötigt Zeit. Bei jedem von uns.
  • Planen ist kein Selbstzweck! Zur Erinnerung: Sie wollen nicht planen, Sie wollen MACHEN und vorankommen. Nicht selten planen Menschen akribisch und zeitaufwändig, so dass man das wirkliche Anpacken vor sich herschieben kann. Doch planen ist kein Alibi, sondern sinnvolle Vorbereitung, die lediglich einen winzigen Bruchteil Ihrer Zeit in Anspruch nimmt.
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Autoren auf Vertriebsnachrichten. Finanzberater, Coaches, Trainer und interessante Menschen.