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02.12.2013 | News spezial

Nie wieder Abrechnungen mühsam manuell erstellen | SaaS-Modelle machen es möglich

Alle Monate wieder kommt die wiederkehrende Kundenabrechnung. Für Händler bedeutet das viel Arbeit, wenn sie jede Rechnung manuell verfassen. Die Lösung für dieses Problem ist denkbar einfach und wird schon seit vielen Jahren erfolgreich von Internet-Anbietern praktiziert: Mit Hilfe von SaaS lassen sich Abo-Abrechnungen automatisch verwalten. Dieses Kürzel steht für "Software as a Service" und bedeutet soviel wie die Nutzung einer externen Software zur erheblichen Arbeitserleichterung. Heutzutage werden zum Beispiel Musikstreaming-Flatrates, Paketsendungen und Zeitschriften-Abos über dieses System automatisch betreut.

10.000 Rechnungen und das jeden Monat
Wiederkehrende Kundenabrechnungen können schnell zur Last werden, wenn monatlich 1.000 Kunden abgerechnet werden müssen. Was tun, wenn die Anzahl der Abrechnungen von 700 auf 3.000 steigt? Ein Online-Geschäftsmodell kann über Nacht stark an Beliebtheit gewinnen und neue Kunden generieren. Es ist zwar schön, wenn die Einnahmen steigen. Jedoch führt kein Weg an einer formal korrekten Abrechnung vorbei. Recurring Billing ist planbar und erfordert nur einen geringen Aufwand. Softwarelösungen wie Pactas.Itero entschlacken das Tagesgeschäft, indem sie Rechnungen und Zahlungen auslagern. Dabei spielt es keine Rolle, ob 5 oder 20.000 Kunden abgerechnet werden müssen. Der Vorgang der Abrechnung bleibt durch die Automatisierung praktisch gleich. Sie umfasst unter anderem folgenden Punkte:

- Anpassung der Vertragsmodalitäten
- Automatischer Zahlungsablauf
- Erstellung von Rechnungen
- Kundenverwaltung
- Rechnungsversand per Knopfdruck

Kundenverwaltung mit SaaS
Eine Softwarelösung, wie sie auf www.pactas.com zu finden ist, bietet dem Unternehmer individuelle Einstellungsmöglichkeiten. Dazu gehören Einrichtungsgebühren, Fristen, Laufzeiten und Zyklen. Jeder Kunde lässt sich gezielt anpassen, damit verschiedene Kundengruppen eingerichtet werden können. Das hat den Nutzen, dass der Unternehmer zwischen verschiedenen Abo-Varianten und Produkten unterscheiden kann. Eine Änderung wird von SaaS-Programmen sofort in das System aufgenommen und in der nächsten Abrechnung berücksichtigt. 
Je nach Bedarf können bestimmte Kundengruppen mit Zusätzen wie "Testzeitraum" versehen werden. Viele Unternehmer versuchen sich gegenüber ihrer Konkurrenz mit Probezeiten oder Testversionen zu profilieren, bevor die erste Abrechnung fällig wird. Zusätzlich steht manchen Kunden die Option offen, die Testversion nach einem beliebigen Zeitraum zu einer kostenpflichtigen Version umzuwandeln. Solche Sonderaktionen lassen sich problemlos in SaaS-Softwarelösungen integrieren.


Integration der Kundendaten

Die einzelnen Daten lassen sich via REST-API in die Software übertragen. Wie funktioniert das? Der Kunde wählt ein bestimmtes Abonnement aus und gibt seine Daten an, zu denen seine bevorzugte Zahlungsart gehört. Wählt er nun seine Kreditkarte aus, wird ein neues Profil für ihn erstellt. Sollte seine Zahlung eingehen, erhält er eine automatische Mail vom System. Der Unternehmer kann eine allgemeine Mail erstellen, das SaaS-Programm fügt die personenbezogenen Daten selbstständig ein. Mit diesen Funktionen können Zahlungsvorgänge aller Art, sowie Kündigungen erleichtert werden. Der Unternehmer kann seinen Payment-Anbieter frei auswählen, besonders beliebt sind Paymill oder Skrill. 
Einige Produkte entwickeln sich gut, andere werden zum Ladenhüter. Anhand der Abo-Abrechnungen mit SaaS lassen sich die Umsätze und Kundendaten ablesen. Der Unternehmer sieht seine Bestseller, inklusive der weniger gut laufenden Abonnements. Manche Kunden wechseln von einem Tarif zum anderen. Wenn es sich hierbei um eine größere Zahl handeln sollte, muss der Unternehmer reagieren. Ohne eine solche Software müsste er viel Geld und vor allem Zeit investieren, um solche Entwicklungen zu erkennen.

Eine Software für den deutschen Markt
Das amerikanische Recht ist mit dem deutschen Gesetz nicht zu vergleichen. Daher sollte das SaaS-Programm ausschließlich für den deutschen Markt bestimmt sein. Das Rechnungswesen muss absolut rechtssicher sein, ansonsten sind Probleme mit dem Finanzamt vorprogrammiert - ganz zu schweigen von verunsicherten Kunden. Eine Mahnung muss zu Recht erfolgen und sollte unanfechtbar sein.

Wer als Unternehmer seine Abrechnungen auf eigene Faust schreiben möchte, kommt im Onlinehandel nicht weit. Sobald die Kunden steigen, geht sehr viel Zeit dafür verloren. Dieses Problem lässt sich mit einer Software entgehen, die Abo-Abrechnungen und wiederkehrende Kundenabrechnungen automatisch vollzieht. Solche Programme, wie z. B. die Recurring Billing Lösung des Herstellers Pactas, nehmen dem Unternehmer viel Arbeit ab. Als Unternehmer sollte man seine Zeit für wirtschaftliche Planung verwenden und nicht für das Schreiben von Rechnungen.

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Autoren auf Vertriebsnachrichten. Finanzberater, Coaches, Trainer und interessante Menschen.